ガバナンス担当者がChatGPTを活用する方法

結論：現場情報の取得方法の検討から、整理・分析、資料化、保管まで、一連の流れ全体でChatGPTが力になります。ガバナンス担当者の仕事は、現場で起きていることを正確に把握し、経営層に分かりやすく伝え、必要な統制を効かせることにあります。この一連の流れには、情報収集・整理・資料化・保管という複数の工程があり、それぞれでChatGPTを活用できる場面があります。この記事では、具体的な活用方法を紹介します。

ガバナンス業務が難しい理由

現場で実際に何が起きているかを正確に把握することは、想像以上に難しい作業です。現場からの報告は断片的だったり、都合の良い部分だけが伝わってきたりすることもあります。それを整理し、経営層に誤解なく伝わる形にまとめ、さらに再利用できる形で保管しておくという一連の流れを、限られた人員で回していく必要があります。

現場の情報をどう取得するかの検討

そもそも「どのような方法で現場の情報を取得すべきか」という設計自体が悩ましいポイントです。ヒアリングの項目立て、報告フォーマットの設計、確認すべきチェックポイントの洗い出しなど、情報取得の仕組みそのものを考える段階で、ChatGPTに壁打ち相手として相談することができます。過去に似たような統制の仕組みがあれば、それを伝えた上で「どんな確認項目が抜けていないか」を洗い出してもらうことも可能です。

取得した情報の整理と分析

現場から集まってきた情報は、形式がバラバラであることが多く、そのままでは分析しにくい状態です。集まった情報をChatGPTに渡し、共通のフォーマットに整理してもらったり、気になる傾向やリスクの兆候を洗い出してもらったりすることで、分析にかかる時間を大きく短縮できます。複数の部署・拠点からの情報を横断的に比較する際にも、この整理作業は特に効果を発揮します。

後で分かりやすく説明できるように資料化する

整理・分析した内容を、経営層や監査役会などに説明するための資料にまとめる作業にもChatGPTを活用しています。専門的な内容を、背景を知らない人にも伝わる言葉に置き換えてもらったり、資料の構成案を作ってもらったりすることで、資料作成の負担が減ります。特に、同じ内容を複数の立場（経営層向け、現場向けなど）に説明し分ける必要がある場合、それぞれに適したトーンでの資料化を依頼できるのは便利です。

データの保管方法についての検討

収集・整理したデータを、後から参照しやすい形でどう保管するかも重要な課題です。保管方法の設計自体について、どのような分類・命名規則にすれば後から検索しやすいか、どういった保存期間や更新ルールが適切かといった論点を、ChatGPTと一緒に整理することができます。実際のシステム選定や運用は専門部署と連携する必要がありますが、検討の初期段階での論点整理には十分役立ちます。

ガバナンス担当としての注意点

• 現場の機密情報や個人情報を入力する際は、取り扱いに細心の注意を払う
• AIによる分析結果は「気づきの材料」であり、最終的な統制判断は自分の責任で行う
• 情報の取得・保管方法についての重要な意思決定は、必ず関連部署や専門家と連携して進める

まとめ

ガバナンス業務における情報取得・整理・資料化・保管という一連の流れは、それぞれの工程でChatGPTを活用できます。仕組みそのものの設計から日々の実務まで、AIを壁打ち相手として活用することで、限られた人員でも統制の質を維持しやすくなります。